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Informationen nach Artikel 13, 14 und 21 Europäische Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO)

Hiermit informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns und die Ihnen nach den datenschutzrechtlichen Regelungen zustehenden Ansprüche und Rechte.

 

Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?

Verantwortlich ist:

AEROSPACE LAB e.V.

Jugendforschungszentrum Herrenberg-Gäu

Berliner Str. 1
71083 Herrenberg

Tel.: 07032/7843515

 

 Welche Quellen und Daten nutzen wir?

Wir verarbeiten personenbezogene Daten (Art. 4 Nr. 2 DS-GVO), die wir von Ihnen im Rahmen des Auswahl- und Einstellungsverfahrens oder während des Beschäftigungsverhältnisses erhalten. Zudem verarbeiten wir – soweit für das Beschäftigungsverhältnis erforderlich – personenbezogene Daten, die wir auf gesetzlicher Grundlage bei anderen Stellen erheben (z. B. anlassbezogene Abfragen von steuerrelevanten Daten beim zuständigen Finanzamt, Informationen über Arbeitsunfähigkeitszeiten bei der Krankenkasse). Zum anderen verarbeiten wir personenbezogene Daten, die wir zulässigerweise

  • von Dritten (z. B. Personalvermittlern) erhalten haben.
  • aus öffentlich zugänglichen Quellen (z. B. beruflichen sozialen Netzwerken) gewonnen haben

 

Relevante personenbezogene Daten sind vor allem Ihre Stammdaten (Name, Personalnummer, Adresse und andere Kontaktdaten), die bei der Nutzung der IT-Systeme anfallenden Protokolldaten sowie weitere Daten aus dem Beschäftigungsverhältnis (z. B. Zeiterfassungsdaten, Urlaubszeiten, Arbeitsunfähigkeitszeiten, Beurteilungen, Ausbildungen, Sozialdaten, Bankverbindungen, Sozialversicherungsnummer, Rentenversicherungsnummer, Gehaltsdaten sowie die Steueridentifikationsnummer) sowie andere mit den genannten Kategorien vergleichbare Daten. Hierunter können auch besondere Kategorien personenbezogener Daten gem. Art. 9 Abs. 1 DS-GVO (z. B. Gesundheitsdaten) fallen.

 

 

Wofür verarbeiten wir Ihre Daten (Zweck der Verarbeitung) und auf welcher Rechtsgrundlage?

Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Einklang mit den Bestimmungen der DS-GVO, dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) sowie weiteren einschlägigen Gesetzen (z. B. Arbeitszeitgesetz, Mutterschutzgesetz).

 

 

Zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten (Art. 6 Abs. 1 b DS-GVO i.V.m § 26 Abs. 1 BDSG und Art. 88 Abs. 1 DS-GVO i.V.m. § 26 Abs. 4 BDSG)

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt in erster Linie im Beschäftigungskontext, d.h. insbesondere für Zwecke der Einstellung, der Erfüllung des Arbeitsvertrags einschließlich der Erfüllung von durch Rechtsvorschriften oder durch Kollektivvereinbarungen (z. B. Betriebsvereinbarungen) festgelegten Pflichten sowie für Zwecke der Inanspruchnahme der mit der Beschäftigung zusammenhängenden individuellen oder kollektiven Rechte und Leistungen und für Zwecke der Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses.

 

 

Im Rahmen der Interessenabwägung (Art. 6 Abs. 1 f DS-GVO)

Soweit erforderlich verarbeiten wir Ihre Daten über die eigentliche Erfüllung des Vertrages hinaus zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritten.

 

 

Aufgrund Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 a DS-GVO)

Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke (z. B. zur Durchführung eines betrieblichen Eingliederungsmanagements, Veröffentlichung von Fotos und des Geburtsdatums, private Telefonnummer für Notfälle) erteilt haben, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung gegeben. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungen, die vor der Geltung der DS-GVO, also vor dem 25.05.2018, uns gegenüber erteilt worden sind.

 

Bitte beachten Sie, dass der Wiederruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen vor dem Widerruf sind nicht betroffen.

 

 

Aufgrund gesetzlicher Vorgaben (Art. 6 Abs. 1 c DS-GVO i.V.m. § 26 BDSG)

Zudem unterliegen wir als Arbeitgeber diversen rechtlichen Verpflichtungen und gesetzlichen Anforderungen. Verarbeitungen erfolgen bspw.:

  • zur Erfüllung gesetzlicher Vorschriften (z. B. steuerliche Belange, amtliche Statistiken, Sozialversicherung)
  • zur Erfüllung gesetzlicher Auskunftspflichten

 

 

Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten zur Erfüllung gesetzlich, kollektiv-vertraglich vorgesehener Rechte / Pflichten im Bereich des Arbeitsrechts, des Rechts der sozialen Sicherheit oder des Sozialschutzes (Art. 9 Abs. 2 b DS-GVO i.V.m. § 26 Abs. 3 BDSG und zur Beurteilung der Arbeitsfähigkeit (Art. 9 Abs. 2 h i.V.m. § 22 Abs. 1 Nr. 1 b BDSG)

Soweit wir besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeiten, dient dies im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses der Ausübung von Rechten oder der Erfüllung von rechtlichen Pflichten aus dem Arbeitsrecht, dem Recht der sozialen Sicherheit und dem Sozialschutz. Bspw.:

  • Angabe von Gesundheitsdaten gegenüber der Krankenkasse
  • Erfassung der Schwerbehinderung wegen Zusatzurlaub und Ermittlung der Schwerbehindertenabgabe

Zudem kann zur Beurteilung Ihrer Arbeitsfähigkeit auch die Verarbeitung von Gesundheitsdaten gem. Art. 9 Abs. 2 h i.V.m. § 22 abs. 1 Nr. 1 b BDSG erforderlich sein.

 

 

 

Wer bekommt meine Daten?        

Innerhalb des AEROSPACE LAB e.V. Jugendforschungszentrum Herrenberg-Gäu, erhalten diejenigen Personen (z. B. Vorstandsmitglieder) Ihre Daten, die diese Position zur Erfüllung vertraglicher und gesetzlicher Pflichten benötigen.

 

Darüber hinaus können wir Ihre personenbezogenen Daten an weitere Empfänger außerhalb übermitteln, soweit dies zur Erfüllung der vertraglichen und gesetzlichen Pflichten als Arbeitgeber erforderlich ist. Bspw.:

  • Behörden (z. B. Rentenversicherungsträger, berufsständische Versorgungseinrichtungen, Sozialversicherungsträger, Finanzbehörden, Gerichte)
  • Bank des Mitarbeiters (SEPA-Zahlungsträger)
  • Krankenkassen
  • Versicherungsträger und Stellen, um Ansprüche aus der betrieblichen Altersversorgung gewährleisten zu können

 

Auch von uns eingesetzte Auftragsverarbeiter (Art. 28 DS-GVO) können zu den genannten Zwecken Daten erhalten. Dies sind Unternehmen in den Kategorien IT-Dienstleistungen, Logistik, Druckdienstleistungen, Telekommunikation, Inkasso, Beratung und Consulting sowie Marketing.

 

Im Hinblick auf die Datenweitergabe an Empfänger außerhalb des AEROSPACE LAB e.V.  ist zunächst zu beachten, dass wir nach den zwischen ihnen und uns vereinbarten Allgemeinen Geschäftsbedingungen zur Verschwiegenheit über alle den Mitarbeiter betreffende Tatsachen und Wertungen verpflichtet sind. Informationen über Sie dürfen wir nur weitergeben, wenn gesetzliche Bestimmungen dies gebieten, Sie eingewilligt haben oder dies im Rahmen einer Interessenabwägung möglich ist. Empfänger können bspw. sein:

  • Öffentliche Stellen und Institutionen (z. B. Finanzbehörden) bei Vorliegen einer gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtung
  • Kredit- und Finanzdienstleistungsinstitute, Versicherungen oder vergleichbare Einrichtungen, an die wir zur Durchführung der Geschäftsbeziehung mit Ihnen personenbezogene Daten übermittelt (z. B. Altersvorsorgeverträge)
  • Gläubiger für Pfändungen

 

 

Wie lange werden meine Daten gespeichert?

Soweit für die oben (Nr. 3) genannten Zwecke erforderlich, verarbeiten und speichern wir Ihre personenbezogenen Daten für die Dauer Ihres Arbeitsverhältnisses, was bspw. auch die Anbahnung und die Abwicklung des Arbeitsvertrages umfasst. Dabei ist zu beachten, dass das Arbeitsverhältnis ein Dauerschuldverhältnis ist, welches auf Jahre angelegt ist.

 

Wir unterliegen verschiedenen Aufbewahrungs- und Nachweispflichten, die sich unter anderem aus dem Handelsgesetzbuch und der Abgabenordnung ergeben. Die Speicherfristen betragen danach bis zu zehn Jahre.

 

Die Speicherdauer richtet sich auch nach den gesetzlichen Verjährungsfristen, die zum Beispiel nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches in der Regel 3 Jahre, in gewissen Fällen aber auch bis zu dreißig Jahre betragen können.

 

 

Werden Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt?

Eine Datenübermittlung in Drittstaaten (Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums) findet zurzeit nicht statt.

 

 

Welche Datenschutzrechte habe ich?

Jede betroffene Person (z. B. Beschäftigter) hat das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DS-GVO, das Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DS-GVO, das Recht auf Löschung nach Art. 17 DS-GVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Art. 20 DS-GVO. Beim Auskunftsrecht und beim Löschungsrecht gelten die Einschränkungen nach §§ 34 und 35 BDSG. Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DS-GVO i.V.m. § 19 BDSG).

 

Den Text der DS-GVO und des BDSG finden Sie im Internet unter www.gesetze-im-internet.de

 

 

Besteht für mich eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten?

Im Rahmen Ihrer Beschäftigung müssen Sie nur diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, für die Begründung, Durchführung und Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses und der Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir in der Regel nicht in der Lage sein, den Arbeitsvertrag mit Ihnen durchzuführen.

 

 

Inwieweit gibt es eine automatisierte Entscheidungsfindung (einschließlich Profiling) im Einzelfall?

Zur Begründung, Durchführung und Abwicklung des Beschäftigungsverhältnisses nutzen wir grundsätzlich keine automatisierte Entscheidungsfindung – einschließlich Profiling – gemäß Art. 22 DS-GVO. Sollten wir diese Verfahren in Einzelfällen einsetzen, werden wir Sie hierüber gesondert informieren, sofern dies gesetzlich vorgeschrieben ist.

 

Information über Ihr Widerspruchsrecht nach Art. 21 Europäische Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO)

  1. Einzelfallbezogenes Widerspruchsrecht

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 f der DS-GVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen. Dies gilt auch für ein auf diese Bestimmung gestütztes Profiling im Sinne von Art. 4 Nr. 4 DS-GVO.

 

Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

 

  1. Widerspruchsrecht gegen eine Verarbeitung von Daten für Zwecke der Direktwerbung

In Einzelfällen könnten wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, um Direktwerbung zu betreiben. Sie haben das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen. Dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht.